Informationen zum Datenschutz

Verarbeitungsverzeichnis nach Art. 30 DS-GVO

- Verantwortlich für die Verarbeitung der Patientendaten ist der Praxisinhaber:

Dr. med. Heiko Mayer, Facharzt für Innere Medizin

Saargemünder Str. 153

66130 Saarbrücken-Güdingen

Telefon 0681/871975

E-Mail: info@dr-heiko-mayer.de

- Ein ständiger Vertreter in der Arztpraxis ist nicht vorhanden.

- Im Praxisverwaltungssystem (CompuGroup Medical Deutschland AG, Maria Trost 21, 56070 Koblenz) werden Patientendaten zum Zweck der ärztlichen Versorgung – auch von beteiligten Leistungserbringern untereinander – und zur gesetzlichen oder vertraglichen Abrechnung erhoben, gespeichert, verarbeitet und übermittelt. Die Erhebung erfolgt beim Patienten oder von anderen Leistungserbringern in grundsätzlicher Kenntnis des Patienten. Ausnahmen werden dokumentiert.

- Regelmäßige Übermittlungen erfolgen an andere Leistungserbringer entsprechend dem individuellen Verlauf des Behandlungsgeschehens.

- Ferner erfolgen Übermittlungen zur Abrechnung der Kollektivversorgung an die kassenärztliche Vereinigung (Europaallee 7-9, 66113 Saarbrücken) bzw. die jeweilige Krankenkasse des Patienten.

- oder in der Selektivversorgung (HZV) an die HÄVG RZ GmbH, Edmund-Rumpler-Straße 2, 51149 Köln, Tel. 02203 5756-1111; Datenschutzbeauftragter: Dr. Thomas Giesen, gleiche Erreichbarkeit.

- Für Privatpatienten gilt u. U.: Wir lassen unsere Abrechnungen in der PVS (Privatärztliche Verrechnungsstelle Mosel-Saar GmbH), Gartenfeldstr. 22, 54290 Trier, erstellen und übermitteln ausschließlich zu diesem Zweck dorthin Ihren Namen, Ihre Adresse, abrechnungsrelevante Daten, z.B. Diagnosen, Befunde, Medikationen, erbrachte Leistungen, Krankheitsverläufe. Die PVS steht unter der gleichen Schweigepflicht wie wir selbst. Die Gesundheitsdaten werden dort nach vier Jahren gelöscht; die Adressdaten der Patienten werden 10 Jahre aufbewahrt; nach vier Jahren werden sie gesperrt.

• Rechtsgrundlagen der Verarbeitung sind der Behandlungsvertrag zwischen Arzt und Patient sowie das Gesetz (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b, Art. 9 Abs. 2 Buchstabe f und Buchstabe h in Verbindung mit Abs. 3 DS-GVO und § 295 und § 295a SGB V, sowie (selten) gesetzliche Meldepflichten.

Rechte der betroffenen Patienten

- Auskünfte am Betroffene oder ihre Vertreter werden wunschgemäß auch einmalig durch Abschriften erteilt; auch die Rechte auf Berichtigung nach Art.16, auf Löschung nach Art.17 und auf Einschränkung der Verarbeitung/Sperrung nach Art.18 DS-GVO werden erfüllt.

Aufbewahrungsdauer

- Die Datenspeicherung erfolgt gemäß den gesetzlichen Vorgaben. Zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung erfolgt die Löschung der Daten; Röntgenaufnahmen werden nach 30 Jahren vernichtet.

Datensicherung

- Die Daten werden in Akten sowie im automatisierten elektronischen Praxisverwaltungssystem verarbeitet. Die Patientenakten werden sicher verschlossen; die getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen für den Schutz des elektronischen Praxisverwaltungssystems entsprechen dem Stand der Technik und umfassen insbesondere

• Den physischen Zutrittsschutz zu Serversystemen und Endgeräten, hier insbesondere zu Systemschnittstellen durch abschließbare Türen mit Sicherheitsschlössern.
• Den Schutz gegen unbefugten Zugriff auf das Netzwerk durch Überwachung von Netzwerk-Anschlüssen / physisches Abklemmen von nicht genutzten Anschlüssen / Verschlüsselung von Wireless-LAN-Netzen mittels aktueller Verfahren.
• Die Aufstellung der Bildschirme dergestalt, dass die Einsichtnahme von Daten durch Unbefugte nicht (ohne weiteres) möglich ist.
• Die Einrichtung von personengebundenen Zugriffsberechtigungen sowie die Aktivierung des Zugriffsschutzes mittels komplexem Passwort.
• Eine automatische Sperre der Verarbeitungsfläche nach 5 Minuten Inaktivität und der Aufforderung zur erneuten Authentifizierung mittels o. g. Verfahren.
• Die regelmäßige und zeitnahe Aktualisierung der eingesetzten Hard- und Software (Netzwerk-Geräte, Betriebssystem, Standard-Büro—Software, Systemtools, etc.) durch Einspielen von Sicherheitsupdates
• Die Einrichtung, regelmäßige Aktualisierung von Programmen zum Schutz vor Malware („Anti-viren-Software“) sowie die zyklische Durchführung von Prüfläufen auf den geschützten Systemen
• Eine Absicherung des Internetübergangs mittels

° restriktiver Firewall-Regeln, insbesondere dem ausschließlichen  Verbindungsaufbau aus dem internen Netzwerk heraus

° die Einschränkung der Internetnutzung auf ausgewählte Endgeräte / ausgewählte Seiten / durch Blockieren von unerwünschten Seiten / die inhaltliche Prüfung auf schadhaften Code im Internetverkehr

• eine regelmäßige Sicherung der Daten auf einem vom zentralen Server physisch getrennten Medium, welches insbesondere gegen physische Bedrohungen wie Brand, Wasser, Diebstahl, etc. gesichert gelagert wird.

Datenschutzerklärung Telefonassistent und OnlineRezeption

Ihre Gesundheit und der Schutz Ihrer persönlichen Daten liegen uns sehr am Herzen.

Wir setzen in unserer Praxis den KI-gestützten CGM one TelefonAssistenten sowie die CGM one OnlineRezeption ein, damit wir Ihre Anfrage effizient erfassen und Ihr Anliegen, etwa in Form von Terminbuchung, Rezeptanfrage oder Rückrufwunsch, schnell aufnehmen und bearbeiten können. Dies dient maßgeblich der Verbesserung unserer Abläufe in der Praxis und der Entlastung des Praxisteams, damit mehr Zeit für unsere Patienten zur Verfügung steht. 

Diese Datenschutzerklärung gibt Ihnen einen Überblick darüber, welche Daten im Zusammenhang mit der Nutzung des CGM one Telefonassistenten und der OnlineRezeption erfasst werden, wie sie genutzt und geschützt werden, sowie welche Rechte Sie bezüglich Ihrer persönlichen Informationen haben. 

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen des CGM one Telefonassistenten und der OnlineRezeption ist Dr. med. Heiko Mayer, Facharzt für Innere Medizin.

Unsere Kontaktdaten lauten wie folgt:  

Hausärztlich-Internistische Praxis Dr. Heiko Mayer
Saargemünder Straße 153
66130 Saarbrücken-Güdingen

E-Mail: info@dr-heiko-mayer.de

Telefon: 0681 / 87 19 75

2. Welche Daten werden erfasst?  

Wenn Sie unsere Rufnummer anrufen und unser Assistent Sie begrüßt, werden Sie gleich zu Beginn darüber informiert, dass Sie mit einem KI-gestützten Telefonassistenten sprechen. Vor der Aufnahme Ihrer Anfrage fragt der Assistent Ihre ausdrückliche Einwilligung für die Bearbeitung des Anliegens ab, insbesondere auch dazu, ob das Gespräch zu Zwecken der Nachvollziehbarkeit und Qualitätskontrolle aufgezeichnet und dauerhaft gespeichert werden darf. 

Der CGM one Telefonassistent erfasst während des Telefongesprächs Ihre von der KI in Text umgewandelten Angaben, die im Rahmen der Bearbeitung Ihrer Anfrage einschließlich der Erfassung Ihrer Einwilligung für die Nutzung des Telefonassistenten und die weitere Terminplanung unserer Praxis benötigt werden. Dazu gehören unter anderem:

• Name (Pflichtangabe)
• Geburtsdatum (Pflichtangabe)
• Telefonnummer (Pflichtangabe)
• Grund des Anrufs (Pflichtangabe, z.B. Kontrolluntersuchung, Rezeptausstellung; jedoch nicht notwendigerweise unter Angabe von Gesundheitsdaten)
• Weitere Informationen, die Sie während des Gesprächs mitteilen (hierbei kann es sich um Gesundheitsdaten handeln, etwa wenn Sie von sich aus Angaben zu Ihrem Gesundheitszustand machen)

Sofern Sie uns die oben genannten Pflichtangaben nicht bereitstellen, kann Ihnen der CGM one Telefonassistent gegebenenfalls nicht weiterhelfen. Es bleibt Ihnen unbenommen, uns auf anderem Wege, etwa mittels E-Mail oder zu unseren Sprechzeiten telefonisch zu kontaktieren. Hierbei kann es jedoch zu längeren Wartezeiten kommen. Die Erhebung von Sozialdaten (z.B. Ihre Krankenkasse) ist im Rahmen der Nutzung des CGM one Telefonassistenten nicht vorgesehen. Ihre Krankenkassendaten werden wie gewohnt vor Ort in der Praxis oder im Wege eines Folgegesprächs durch unser Praxispersonal aufgenommen. 

3. Wie und warum werden Ihre Daten genutzt? 

Diese Daten werden zu dem Zweck verarbeitet, Ihr Anliegen zuverlässig entgegenzunehmen und an unser Praxisteam zu übermitteln sowie gegebenenfalls, sofern Sie der Speicherung der Aufnahme zugestimmt haben, zur Sicherstellung der Qualität und Nachvollziehbarkeit der Bearbeitung durch die Praxis.

Ihre Daten werden genutzt, um:

• Ihre Anfrage (z.B. Terminvereinbarung, Rezeptabholung, Überweisungen, Dokumentenanfrage oder Informationsanfrage) mit Hilfe des CGM one Telefonassistenten zu bearbeiten
• Der Praxisverwaltung effizient zu gestalten und hierdurch Arbeitsabläufe und die medizinische Versorgung der Patienten zu verbessern

Ihre Daten werden mit Ausnahme der von uns beauftragten Dienstleister (siehe 6.) nicht an Dritte weitergegeben. Zu Zwecken der Fehlerbehebung, Produktverbesserung und Auswertung zur Nutzung des CGM one Telefonassistenten werden wir Daten zudem anonymisieren und mit dessen Anbieter teilen. Durch die Anonymisierung ist sichergestellt, dass sich diese Daten Ihnen nicht mehr individuell zuordnen lassen. 

4. Auf welcher rechtlichen Grundlage beruht die Datenverarbeitung?  

Wir verarbeiten Ihre Daten Ihren Daten auf Grundlage einer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die im Rahmen des Telefongesprächs erhoben wird. Diese Einwilligung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen auch nach dem Telefongespräch widerrufen, indem Sie uns über die in Punkt 1 dieses Datenschutzhinweises genannten Kontaktdaten kontaktieren. Wir verpflichten uns auch in diesem Fall, sämtliche über Sie erhobenen Daten zu löschen, soweit wir nicht verpflichtet sind, bestimmte gesetzliche Aufbewahrungsfristen zu beachten, die ein sofortiges Löschen der Daten verhindern können. Der Widerruf Ihrer Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der aufgrund Ihrer Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung.

Die Weiterverwendung Ihrer Daten im Rahmen der Praxisverwaltung nach erteilter Einwilligung, etwa zur Terminvergabe, dient zugleich dem Zwecke der Anbahnung oder Durchführung eines Behandlungsvertrages mit uns (Art. 6 Abs. 1 lit b DSGVO).  

Soweit Gesundheitsdaten verarbeitet werden, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Sie können zunächst einwilligen, dass Ihr Gespräch aus Gründen der Nachvollziehbarkeit und Qualitätskontrolle aufgezeichnet und gespeichert wird und Ihre Angaben, einschließlich möglicher Gesundheitsdaten, zur Bearbeitung Ihres Anliegens durch unser Praxisteam verarbeitet werden. Alternativ können Sie einer Aufzeichnung widersprechen und dennoch in die elektronische Verarbeitung Ihrer Angaben zur Bearbeitung Ihres Anliegens durch unser Praxisteam einwilligen, ohne dass dabei das Gespräch als Audiodatei dauerhaft gespeichert wird. Ihre Einwilligung(en) können Sie jederzeit – direkt im Gespräch oder zu einem späteren Zeitpunkt, etwa per E-Mail an die Praxis  widerrufen. Im Falle eines Widerrufs werden Ihre Daten ab diesem Zeitpunkt nicht weiterverarbeitet. 

Sofern Sie der Verarbeitung Ihrer Daten durch den Telefonassistenten insgesamt widersprechen, kann dieser das begonnene Gespräch nicht fortführen und wird Ihre Daten nicht speichern oder an uns weitergeben. In diesem Fall stehen Ihnen alternativ weitere Kontaktmöglichkeiten zur Verfügung, wie auf unserer Praxiswebseite mitgeteilt. Sie können unseren Telefonassistenten jederzeit erneut anrufen.

5. Wie werden Ihre Daten erfasst?  

Während des Telefongesprächs werden Ihre gesprochenen Worte durch den CGM one Telefonassistenten erfasst und in Text umgewandelt (Speech-to-Text) sowie zur Generierung von Antworten genutzt. Die in Text umgewandelten Daten werden ferner durch uns im Rahmen der Praxisverwaltung weiterverwendet, um Ihre Anfrage zu bearbeiten. 

6. Ort der Verarbeitung und Weitergabe von Daten  

Die Verarbeitung der Daten erfolgt grundsätzlich auf Servern innerhalb Europas. Wir werden Ihren Daten nicht an Dritte, sondern lediglich an den durch uns zum Zwecke der Bereitstellung des CGM one Telefonassistenten beauftragten Dienstleister weitergeben. Der CGM one Telefonassistent wird technisch durch die CompuGroup Medical Deutschland AG mit Sitz in Deutschland (den „Anbieter“) im Wege der Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO bereitgestellt.

Zudem sind weitere durch den Anbieter beauftragte Dienstleister in die technische Bereitstellung involviert bei denen in engen Grenzen auch eine Datenverarbeitung außerhalb Europas, insbesondere in den USA stattfindet. Hierbei wird jedoch durch geeignete und wirksame Datentransfermechanismen, einschließlich sog. Binding Corporate Rules (Art. 46 DSGVO), sogenannter EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO) sowie Zertifizierung gemäß dem sogenannten Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO) sichergestellt, dass auch für diese Datenverarbeitung die strengen europäischen Datenschutzstandards zur Anwendung kommen. Alle involvierten Dienstleister erfüllen die Datenschutzstandards der EU und gewährleistet somit die Sicherheit und Verfügbarkeit Ihrer Daten. Sie können einen Nachweis dieser Transfermechanismen jederzeit über die unter Punkt 11. genannten Kontaktdaten anfordern. 

7. Speicherung und Löschung Ihrer Daten 

Wir speichern Ihre Daten grundsätzlich so lange, wie dies zu Zwecken der Bearbeitung Ihrer Anfrage und der damit verbundenen Behandlungsleistungen erforderlich ist bzw. eine Aufbewahrungspflicht besteht. Personenbezogenen Daten, die durch den CGM one Telefonassistenten verarbeitet werden, werden grundsätzlich für einen Zeitraum von 60 Tagen gespeichert. Nach Ablauf dieser Frist werden die Daten automatisch gelöscht, es sei denn, gesetzliche Vorgaben erfordern eine längere Aufbewahrung. Das in Text umgewandelte Gespräch wird dabei nur innerhalb Europas aufbewahrt. Soweit wir Angaben des Gesprächs wie Personalstammdaten und den kategorisierten Grund des Anrufs für die Praxisverwaltung (z.B. Terminbuchung über unsere internen Kalender) verwenden, findet gegebenenfalls eine längerfristige Aufbewahrung statt, soweit diese für die Planung und Erbringung der Behandlungsleistungen erforderlich ist. 

8. Datensicherheit und -schutz  

Ihre Daten werden mit höchster Vertraulichkeit und gemäß den europäischen Datenschutzbestimmungen behandelt. Wir treffen dabei die erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen, um ein angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten und Ihre durch uns verwalteten Daten insbesondere vor den Risiken der unbeabsichtigten oder unrechtmäßigen Vernichtung, Manipulation, Verlust, Veränderung oder unbefugter Offenlegung bzw. unbefugtem Zugriff zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden wir entsprechend der technologischen Entwicklung ständig verbessern.  

9. Ihre Rechte gemäß DSGVO 

Sie haben folgende Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten:

a. Recht auf Auskunft: Sie haben das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten zu Ihrer Person bei uns gespeichert sind (Art. 15 DSGVO).

b. Recht auf Berichtigung: Sie haben das Recht, unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO).

c. Recht auf Löschung: Sie haben das Recht, die unverzügliche Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten dem Entgegenstehen (Art. 17 DSGVO). Sollte eine solche gesetzliche Aufbewahrungsfrist bestehen, die das sofortige Löschen verhindert, werden wir Sie darüber informieren.

d. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen (Art. 18 DSGVO).

e. Recht auf Datenportabilität: Sie können verlangen, dass wir Ihnen Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zur Verfügung stellen oder diese an einen anderen Verantwortlichen übermitteln (Art. 20 DSGVO).

f. Recht auf Widerspruch: Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen, soweit diese auf berechtigten Interessen eines Verantwortlichen beruht und die Voraussetzungen für dieses Recht vorliegen (Art. 21 DSGVO). 

Diese Rechte können Sie jederzeit ausüben, indem Sie uns unter den angegebenen Kontaktdaten erreichen.

Zusätzlich haben Sie das Recht, sich bei der für Sie zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass wir Ihre personenbezogenen Daten nicht in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Vorschriften verarbeiten (Art. 77 DSGVO). Sie können sich dazu an die Datenschutzaufsichtsbehörde wenden, die für Ihren Wohnort bzw. Ihr Bundesland zuständig ist oder an die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde.

11. Keine automatisierte Entscheidungsfindung; Einsatz von KI-Technologie 

Eine automatisierte Entscheidungsfindung (Profiling) im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Die Terminvergabe erfolgt auch bei Einsatz des CGM one Telefonassistenten bzw. der OnlineRezeption im Rahmen der Praxisverwaltung mit der Letztentscheidung durch die Mitarbeitenden unseres Praxisteams.

Der CGM one Telefonassistent beruht auf Technologien Künstlicher Intelligenz (KI) und generiert Aussagen auf Basis von Wahrscheinlichkeitsalgorithmen und dem eigenen Trainingsdatensatz. In Einzelfällen kann es dabei zu fehlerhaften oder unverständlichen Aussagen kommen. Wir sind in engem Austausch mit dem Anbieter, um die Präzision des CGM one Telefonassistenten stetig zu verbessern; sollten Sie daher entsprechende Fehler oder Unstimmigkeiten feststellen, können Sie sich gerne mit Ihrem Feedback an die unten genannten Kontaktdaten wenden.  

12. Kontakt

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer Daten, zur Ausübung Ihrer Rechte oder bei Beschwerden können Sie sich jederzeit an die oben genannten Kontaktdaten oder an Ihren behandelnden Arzt wenden.  

13. Aktualisierung des Datenschutzhinweises  

Wir behalten uns das Recht vor, unsere Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen zu aktualisieren. In diesen Fällen werden wir auch unsere Hinweise zum Datenschutz entsprechend anpassen. Bitte beachten Sie daher die jeweils aktuelle Version unseres Datenschutzhinweises.

Stand: Mai 2025 

Datenschutzerklärung des CGM one DokuAssistenten 

Im Rahmen Ihrer medizinischen Betreuung und Behandlung verwenden wir den CGM one DokuAssistenten, einen fortschrittlichen, KI-gestützten medizinischen Dokumentationsassistenten, der es uns ermöglicht, ArztPatienten-Gespräche schnell und präzise zu erfassen und ihre Betreuung und Behandlung sorgfältig zu dokumentieren. Diese Datenschutzerklärung gibt Ihnen einen Überblick darüber, welche Ihrer personenbezogenen Daten (nachfolgend „Ihre Daten“) im Zusammenhang mit der Nutzung des CGM one DokuAssistenten erfasst werden, wie sie genutzt und geschützt werden, sowie welche Rechte Sie bezüglich Ihrer persönlichen Informationen haben.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich? 

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen der Nutzung des CGM one DokuAssistenten ist Dr. med. Heiko Mayer, Facharzt für Innere Medizin.

Unsere Kontaktdaten lauten wie folgt:  

Hausärztlich-Internistische Praxis Dr. Heiko Mayer
Saargemünder Straße 153
66130 Saarbrücken-Güdingen

E-Mail: info@dr-heiko-mayer.de

Telefon: 0681 / 87 19 75

Der CGM one DokuAssistent wird durch unseren Dienstleister, die CompuGroup Medical Deutschland AG mit Sitz in Maria Trost 21 56070 Koblenz (CGM) in unserem Auftrag auf der Grundlage einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung bereitgestellt.

2. Welche Daten werden erfasst? 

Im Rahmen der Bereitstellung und Nutzung des CGM one DokuAssistenten werden die folgenden personenbezogenen Patientendaten, einschließlich Gesundheitsdaten, verarbeitet:

• Patientenstammdaten, wie
  • Name
  • Beruf
  • Geburtsdatum
  • Kontaktinformationen
• Medizinische Informationen, wie
  • Größe, Gewicht, Allergien, Krankengeschichte, Blutgruppe
  • Symptome und Krankheitsbild
  • Diagnosen
  • Medikation
  • Behandlungspläne

Zudem kann der CGM one DokuAssistent gegebenenfalls weitere Kommunikationsinhalte erfassen und verarbeiten, wenn diese im Rahmen des Arzt-Patientengesprächs geäußert werden. Dies gilt auch für Kommunikationsinhalte weiterer dem Gespräch beiwohnender Personen, wie etwa Begleitpersonen eines Patienten. 

3. Wie und warum werden Ihre Daten genutzt? 

Die Bereitstellung und Nutzung des CGM one DokuAssistenten umfasst zunächst die akustische Wahrnehmung des Gesprächs zwischen Ihnen und Ihrem Arzt (der Gesprächsinhalte) sowie die aus diesem Gespräch generierten Texte (die Transkripte) und die aus diesen Transkripten mit Hilfe von Methoden der Künstlichen Intelligenz (KI) generierten Zusammenfassungen für Ihren Arzt. Die in den Zusammenfassungen enthaltenen Daten werden in der Folge zu diesen Zwecken genutzt:

• Vorbereitung der Patientendokumentation der ärztlichen Anamnese und Behandlung zur Übernahme in die Patientenakte.
• Weiterverwendung der Zusammenfassungen für administrative Zwecke wie die Erstellung von Arztbriefen, medizinischen Gutachten, oder Befundberichten.
• Hierdurch in der Summe Erhöhung der Dokumentationsqualität, effizientere Gestaltung der Praxisverwaltung und letztlich, insbesondere durch Zeitgewinn, Verbesserung Ihrer medizinischen Versorgung.

CGM verarbeitet die Daten zudem in unserem Auftrag zur Gewährleistung der Integrität, Verfügbarkeit, Leistungsfähigkeit, Sicherheit und Funktionsfähigkeit des CGM one DokuAssistenten, zur Verbesserung des CGM one DokuAssistenten, sowie zur Validierung und Fortentwicklung der Funktionsweise und Qualität der im CGM one DokuAssistent bereitgestellten KI. Hierbei setzt CGM Techniken zur Datenminimierung wie Anonymisierung und Pseudonymisierung ein. Ihre Daten werden nicht an Dritte weitergegeben. 

4. Auf welcher rechtlichen Grundlage beruht die Datenverarbeitung? 

Wir verarbeiten Ihre Daten auf Grundlage Ihrer vorherigen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ihre Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft uns gegenüber widerrufen werden. Bis zum Widerruf erfolgte Verarbeitungen Ihrer Daten bleiben hiervon unberührt]. 

5. Wie werden Ihre Daten erfasst?  

Während des Gesprächs werden Ihre gesprochenen Worte durch den CGM one DokuAssistenten erfasst und in Text umgewandelt (Transkript) sowie zur Generierung der Zusammenfassung genutzt. Dieser Vorgang wird manuell durch den behandelnden Arzt gestartet und kann auf Ihren Wunsch hin jederzeit pausiert oder beendet werden. Auch nach der Erstellung der Zusammenfassung stehen Ihnen Ihre Rechte gemäß DSGVO in Bezug auf die verarbeiteten Daten zu (siehe Punkt. 9 dieser Datenschutzerklärung). 

6. Ort der Verarbeitung und Weitergabe von Daten; Empfänger 

Die Verarbeitung der Daten erfolgt grundsätzlich innerhalb Europas. Die Daten werden jederzeit nur auf europäischen Servern (derzeit Deutschland und Schweden) gespeichert. Wir werden Ihre Daten nicht an Dritte, sondern lediglich an den durch uns zum Zwecke der Bereitstellung des CGM one DokuAssistenten beauftragten Dienstleister, konkret CGM, weitergeben. Soweit durch CGM beauftragte Dienstleister in die technische Bereitstellung involviert sind erfolgt auch insofern eine Datenverarbeitung grundsätzlich nur innerhalb Europas; sofern in Einzelfällen eine Verarbeitung außerhalb Europas erforderlich sein sollte, erfolgt diese gemäß dem europäischen Rechtsrahmen und nach europäischen Datenschutzstandards. Einzelheiten zu den insofern anwendbaren Datenschutzgarantien stellen wir Ihnen auf Anfrage gerne zur Verfügung. Sämtliche involvierten Dienstleister erfüllen die strengen Datenschutzstandards der EU und gewährleistet somit jederzeit die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit Ihrer Daten. 

7. Speicherung und Löschung Ihrer Daten 

Wir speichern Ihre Daten grundsätzlich nur so lange, wie dies für die unter Punkt 3 beschriebenen Zwecke erforderlich ist. Zusätzlich speichern wie Ihre Daten, soweit eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.

Personenbezogene Daten, die durch den CGM one DokuAssistenten in der Zusammenfassung gespeichert werden, werden grundsätzlich nur für einen Zeitraum von 30 Tagen aufbewahrt. Nach Ablauf dieser Frist werden die Zusammenfassungen automatisch im CGM one DokuAssistenten gelöscht, es sei denn, gesetzliche Vorgaben erfordern eine längere Aufbewahrung. Die durch Umwandlung in Text erzeugte Transkripte werden im CGM one DokuAssistenten unmittelbar nach Erstellung der Zusammenfassung gelöscht und nicht durch uns aufbewahrt.

Wenn Angaben aus den Aufzeichnungen des CGM one DokuAssistenten, wie Stammdaten oder medizinische Informationen, für die Praxisverwaltung und Ihre Patientenakte verwendet werden, erfolgt eine längerfristige Aufbewahrung dieser Daten (außerhalb des CGM one DokuAssistenten), soweit dies für die Planung und Erbringung der Behandlungsleistungen und Erfüllung der Dokumentationspflichten erforderlich ist. Diese Aufbewahrung ist von der Software CGM one DokuAssistent unabhängig und richtet sich nach den Dokumentationspflichten des ärztlichen Berufsrechts. 

8. Datensicherheit 

Ihre Daten werden mit höchster Vertraulichkeit und jederzeit gemäß der strengen europäischen Datenschutzbestimmungen behandelt. Wir treffen dabei die erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen, um jederzeit ein angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten und Ihre durch uns verwalteten Daten insbesondere vor den Risiken der unbeabsichtigten oder unrechtmäßigen Vernichtung, Manipulation, Verlust, Veränderung oder unbefugter Offenlegung bzw. unbefugtem Zugriff zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen wird CGM in unserem Auftrag entsprechend der technologischen Entwicklung laufend anpassen und verbessern.

9. Ihre Rechte gemäß DSGVO 

Sie haben folgende Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten:

a. Recht auf Auskunft: Sie haben das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten zu Ihrer Person durch die Verantwortlichen verarbeitet werden (Art. 15 DSGVO).

b. Recht auf Berichtigung: Sie haben das Recht, unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO).

c. Recht auf Löschung: Sie haben das Recht, die unverzügliche Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten dem Entgegenstehen (Art. 17 DSGVO). Sollte eine solche gesetzliche Aufbewahrungsfrist bestehen, die das sofortige Löschen verhindert, werden wir Sie darüber informieren.

d. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen (Art. 18 DSGVO).

e. Recht auf Datenportabilität: Sie können verlangen, dass wir Ihnen Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zur Verfügung stellen oder diese an einen anderen Verantwortlichen übermitteln (Art. 20 DSGVO).

f. Recht auf Widerspruch: Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen, soweit diese auf berechtigten Interessen eines Verantwortlichen beruht und die Voraussetzungen für dieses Recht vorliegen (Art. 21 DSGVO).

g. Widerruf einer erteilten Einwilligung: Sofern Sie uns für die Verarbeitung eine Einwilligung erteilt haben, können Sie diese jederzeit ohne Angaben von Gründen widerrufen (Art. 7 DSGVO).

Diese Rechte können Sie jederzeit ausüben, indem Sie uns unter den angegebenen Kontaktdaten erreichen. 

Zusätzlich haben Sie das Recht, sich bei der für Sie zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass wir Ihre personenbezogenen Daten nicht in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Vorschriften verarbeiten (Art. 77 DSGVO). Sie können sich dazu an die Datenschutzaufsichtsbehörde wenden, die für Ihren Wohnort bzw. Ihr Bundesland zuständig ist oder an die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde. Dies ist die Datenschutzbehörde des Saarlandes.

10. Keine automatisierte Entscheidungsfindung; Einsatz von KI-Technologie 

Der CGM one DokuAssistent beruht auf Technologien Künstlicher Intelligenz (KI) und generiert Aussagen auf Basis von Wahrscheinlichkeitsalgorithmen und dem eigenen Trainingsdatensatz. Dabei beschränkt sich der Zweck der Software auf die Unterstützung bei praxisinternen Dokumentationspflichten. In Einzelfällen kann es insbesondere aufgrund fehlerhafter Wahrscheinlichkeitsaussagen zu fehlerhaften oder unverständlichen Einträgen kommen. Die Übernahme der Inhalte in die weitere Praxisverwaltung und Patientendokumentation erfolgt jedoch nicht automatisch, sondern allein durch die Praxis bzw. den behandelnden Arzt nach fachkundiger Prüfung. Eine automatisierte Weiterverwendung oder gar Entscheidungsfindung erfolgt nicht. Wir sind in engem Austausch mit CGM, um die Präzision des CGM one DokuAssistenten stetig zu verbessern; sollten Sie Fehler oder Unstimmigkeiten feststellen, können Sie sich gerne mit Ihrem Feedback an den behandelnden Arzt oder die genannten Kontaktdaten der Praxis wenden. 

11. Kontakt 

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer Daten, zur Ausübung Ihrer Rechte oder bei Beschwerden können Sie sich jederzeit an die oben genannten Kontaktdaten Ihrer Praxis oder direkt an Ihren behandelnden Arzt wenden. 

12. Aktualisierung des Datenschutzhinweises 

Wir behalten uns das Recht vor, unsere Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen zu aktualisieren. In diesen Fällen werden wir auch unsere Hinweise zum Datenschutz entsprechend anpassen. Bitte beachten Sie daher die jeweils aktuelle Version unseres Datenschutzhinweises.

Stand: Januar 2025